Początek wakacji, piękna pogoda i już wkrótce zaplanowany urlop. Brzmi fantastycznie, ale nie da się ukryć, że sezon urlopowy to dla Pracodawców prawdziwe wyzwanie. Warto przygotować na ten czas odpowiednią strategię i zaplanować działania, tak aby przejść przez ten trudny okres bez zbędnego dla wszystkich stresu. Jak to zrobić w odpowiedni sposób? Istnieje kilka metod, które zawsze skutecznie działają.
- Dobry plan to podstawa
Przemyśl to, jak możesz zaplanować czas nieobecności poszczególnych osób, tak aby wszystkie działy funkcjonowały bez zakłóceń. Wiele firm na wzór rozwiązań we Francji czy Włoch, oferuje wszystkim pracownikom jednoczesny urlop i tym samym, dwutygodniowy postój firmy. Może to rozwiązanie będzie odpowiednie również dla Twojej organizacji? Takie rozwiązanie sprawdza się całkiem dobrze, ale kluczem jest poinformowanie o planach zarówno pracowników, jak i wszystkich kontrahentów. W przeciwnym razie mógłby pojawić się mały chaos, a właśnie tego jako Pracodawca powinieneś chcieć za wszelką cenę uniknąć.
Jeśli takie rozwiązanie jest dla Ciebie niemożliwe do realizacji, z początkiem roku kalendarzowego przygotuj terminarz urlopowy. Opracuj zasady, które są sprawiedliwe – np. ile osób z jednego działu może wziąć jednocześnie urlop albo kto nie może brać w tym samym czasie urlopu. Najważniejsze to wprowadzenie rozwiązania, które nie spowoduje żadnych konfliktów wśród pracowników. Każdy z nich powinien mieć równe szanse na wzięcie urlopu, jednak według wprowadzonych zasad.
- Rozdzielenie zadań
Znasz już plany swojego zespołu i wiesz kogo, kiedy nie będzie. Teraz należy rozdzielić zadania osoby, która będzie nieobecna. Przemyśl, kto może kogo zastąpić w określonych zadaniach. Czy jedna osoba poradzi sobie z przejęciem zadań, czy potrzebne będzie wsparcie większej ilości Pracowników? Warto również porozmawiać na ten temat z pracownikami. Być może każdy z nich będzie w stanie określić, jaki zakres pracy wymaga od nich wsparcia od innych osób w tym czasie.
Jeśli już wiesz, kto czym powinien się zająć, komunikacja zmian wewnątrz firmy będzie kluczowa. Każdy musi doskonale wiedzieć, jakie dodatkowe zadanie go czeka w sezonie urlopowym. Dobrze, gdyby Pracownik miał też odpowiednią ilość czasu, aby dostatecznie przygotować się do pełnienia dodatkowego zadania. Zastanów się, czy jedno spotkanie wystarczy. Może cykl spotkań będzie odpowiedni, aby monitorować zarówno przejmowane zadania, jak i ich wagę. Pamiętaj, że dobrą praktyką jest poinformowanie Klientów, kto będzie ich tymczasowym opiekunem. Dopilnuj, aby Pracownik, który będzie nieobecny, ustawił zwrotkę wskazującą inną osobę kontaktową.
- Zasoby
Na etapie planowania widzisz, że jakbyś nie zorganizował pracy i rozdzielił zadań, zabraknie Ci rąk do pracy. Co w takiej sytuacji? Jeśli nie możesz pozwolić sobie na zwolnienie tempa całej organizacji lub działu, pomyśl o wsparciu pracowników tymczasowych lub zaproś do współpracy stażystów. Dzięki temu drugiemu rozwiązaniu będziesz mieć możliwość wyłonić perły, które warto zatrudnić w przyszłości. A stażysta, który będzie mieć możliwość poznać zarówno organizację, jak i swój zakres zadań, zdecydowanie szybciej wdroży się w swoje stanowisko. To doskonałe rozwiązanie, które może zaowocować jeszcze lepszym zespołem w przyszłości.
- Motywacja
Okres letni to całkiem spore wyzwanie, ponieważ może spowodować realny spadek motywacji i zaangażowania w organizacji. Zaplanowany urlop czy fakt, że współpracownik rozpoczyna czas wolny od pracy, może wpływać na zespół. Dobrze jest przemyśleć, co zrobić, aby zabiec takiej sytuacji?
Pamiętaj, że okres wakacji to czas, kiedy nie działają szkoły i przedszkola. Wielu z Twoich pracowników mierzy się z wyzwaniem zapewnienia opieki dla najmłodszych. Może warto będzie wyjść naprzeciw i tam, gdzie to możliwe wprowadzić pracę zdalną, elastyczny czas pracy czy inne elastyczne formy działania? Takie rozwiązanie nie tylko zmotywuje zespół, ale też poprawi Twoje notowania jako Pracodawcy.
Powyższe wskazówki powinny pozwolić Ci przygotować się do sezonu urlopowego, tak aby móc w pełni cieszyć się współpracą z wypoczętymi i zadowolonymi członkami zespołu.
Polish 
English